Yritysesittely

Taustaa

Vesa Itkonen Oy on perustettu vuonna 1983 ja Isännöitsijätoimisto Itkonen Oy vuonna 1993. Yrityksillä on yhteensä yhdeksän työntekijää ja toimipisteemme on vuodesta 1990 alkaen sijainnut omissa toimitiloissamme Helsingin Kivihaassa.

Molemmat yritykset omistaa Vesa Itkonen. Palvelemme asiakasyrityksiä Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla.

12

Tavoite

Tavoitteenamme on tuottaa laadukkaita isännöintipalveluita pääkaupunkiseudulla toimiville asunto-osakeyhtiöille.

Keskitämme palvelumme nimenomaan asunto-osakeyhtiölle emmekä isännöi ollenkaan liike- tai toimistokiinteistöjä tai vuokrataloja.

Olemme aina pyrkineet tulokselliseen, avoimeen ja luottamukselliseen yhteistyöhön asiakkaidemme hallituksien kanssa ja tämä on taannut erittäin pitkäaikaiset asiakassuhteet. Olemme aina toimineet läpinäkyvyys-periaatteen mukaisesti ja tiedotamme avoimesti ja riittävästi yhtiön asioista osakkaille ja asukkaille.

Asiakasvaihtuvuutemme on erittäin pieni.

Ennakointi, kohteiden kunto

354

Meille ja kaikille asiakkaillemme on tärkeää, että kiinteistöt ovat hyvässä kunnossa eikä niitä päästetä rapistumaan. Tämä yhteinen tavoite on kirjattu kunkin asiakasyhtiön asiakirjoihin.

Tähän päästään hyvällä ja aloitteellisella kiinteistöjohtamisella suunnittelemalla asiat ajoissa ja ennakoiden tulevat korjaustarpeet. Laajempien hankkeiden toteuttamiseen tulee varata 3-4 vuotta aikaa ja tämän aikataulutuksen me osaamme.

Huolehdimme siitä, että taloyhtiön omistaman kiinteistön elinkaaren ja omaisuuden hallintaan liittyen yhtiöllä on ajan tasalla olevat suunnitelmat ja asiakirjat:

- korjaushistoria (päivitys vuosittain)

- energiatodistus (päivitys vuosittain)

- sähköinen huoltokirja (päivitys jatkuvasti) mikäli taloyhtiö on tilannut

- tilinpäätökseen kirjattu ylläpitostrategia

- kuntoarvio (päivitys n. 10 vuoden välein) sis. laajennetun energiakatselmuksen

- kunnossapitotarveselvitys / PTS-korjaussuunnitelma talousarvion liitteenä(päivitys vuosittain)

- pelastussuunnitelma

Kuntoarviot laadimme joko itse tai teetämme yhteistyökumppaneilla.

1312 hyvaisannointi 

Eettiset periaatteet, hyvä hallintotapa

Noudatamme toiminnassamme isännöintialan eettisiä säännöstöä - Hyvää Isännöintitapaa.

Suosittelemme kaikissa taloyhtiöissä noudatettavaksi Kiinteistöliiton ja Asunto- ja kiinteistöyhtiöiden hallitusasiantuntijat ry:n laatimaa Hyvä hallintotapasuositus 2011 asiakirjaa kullekin yhtiölle soveltuvilta osin.

Perusasiat omissa käsissä

Teemme kaikki keskeiset toiminnot kuten taloushallinnon kirjanpitoineen itse.

Panostamme henkilöstön koulutukseen siten, että tietotaitomme on aina ajan tasalla.

Tunnistamme myös milloin omat taidot loppuvat ja tällöin käytämme asiantuntija-apua kuten hyvän isännöitsijän kuuluukin tehdä.

Tietotekniikka

Olemme vuodesta 1986 alkaen käyttäen Applen tietokoneita ja niin teemme edelleenkin. Käytössämme on kaikki tarvittavat nykyaikaiset ohjelmistot, joista osaa olemme itse olleet mukana kehittämässä.

687

Toimisto-ja kokoustilat

Toimisto- ja kokoustilat sijaitsevat Kivihaankuja 1:n liiketalossa katutasossa. Tilat ovat valoisat ja viihtyisät. Asiakasyhtiöiden käytössä on kokouksia varten veloituksetta erillinen 12 henkilön kokoushuone sekä koko avokonttorimme, jossa voimme järjestää kokouksia aina 40 henkillön kokouksiin asti.

Korjausrakentamisen ammattilainen, tekninen isännöinti ja rakennuttamistehtävät

Me huolehdimme tehokkaasti asiakkaamme kiinteistön korjauksista ja pidämme aina taloyhtiön puolta tiukan asiallisesti emmekä tunnetusti säikähdä vähästä. Asiakkaamme eivät tarvitse erillistä rakennuttamiskonsulttia vaan tekninen isännöitsijä hoitaa ko. tehtävät.

Emme kavahda laajojakaan projekteja välttyäksemme töiltä. Me hoidamme ullakkorakentamis-, kaavamuutos- ja lisärakennushankkeet tai miljoonaluokan korjausprojektit hankesuunnitelmista alkaen.

Innovatiivinen toimintatapamme on saanut paljon kiitosta ja tuottanut pääkaupunkiseudulle lukuisia erinomaisessa teknisessä ja taloudellisessa kunnossa olevia taloyhtiöitä.

Isännöimissämme kiinteistöissä ei tiloja seisoteta tyhjillään vaan vuokrataan ne tehokkasti ja käyvällä hintatasolla - tämä säästää suoraan osakkaiden varoja alempana vastikkeena. Huomioimme myös pienet tulomahdollisuudet sillä mottomme mukaisesti pienikin tulo muuttuu merkittäväksi kun otetaan tarkastelujaksoksi esim. kymmenen vuotta.

Tarvittaessa ehdotamme laajojakin kiinteistökehitysprojekteja jos ne ovat pidemmällä aikavälillä kannattavia, tarkastelemme aina asioita vähintään muutaman kymmenen vuoden tähtäimellä.

Olemme osaltamme kehittäneet alan toimintatapoja nykyaikaiseen suuntaan, yhtenä esimerkkinä LVIS-peruskorjausprojektien tuotteistaminen siten, että osakas saa varmasti riittävästi informaatiota ennen hankette ja hankkeen kuluessa sekä sen jälkeen. Olemme myös teettäneet märkätiloaremontteihin oman vesieristekynnyksen sekä kalustesarjan. Aina LVIS-peruskorjauksen päätyttä jokainen asukas saa uuden Kodin kansion, johon on koottu kaikki käyttöohjeet ja paljon yleistä tietoa yhtiöstä.

Teetämme vuosittain korjauksia miljoonilla euroilla, ennätysvuonna 2011 oli rakennuttamisemme arvo n. 26 miljooonaa euroa.

Olemme keränneet nettisivuillemme muutamia meistä kirjoitettuja artikkeleita, joissa kerrotaan projekteistamme.

91011

Kestävän kehityksen huomioiminen

Pyrimme mahdollisen energiatehokkaisiin ratkaisuihin remonttien yhteydessä kuitenkin siten, että investoinnit ovat taloudellisesti mielekkäitä.

Laadimme tai laaditutamme kiinteistöjen kuntoarviot n. 10 vuoden välein ja huolehdimme niiden pohjalta laadittavien PTS-korjaussuunnitelmien avulla korjaussuunnitelmien ylläpitämisestä. Pidämme ohjenuorana ennakoivaa kiinteistönhuoltoa ja korjausta jolloin korjaukset pystytään tekemään mahdollisimmaan vähillä kuluilla ja materiaalimenekeillä.

Seuraamme jatkuvasti kuukausitasolla sähköisen kulutusseurantaohjelmiston avulla kiinteistön kulutustietoja ja poikkeamille etsitään selitys.

Huolehdimme säätöautomatiikan sekä patteriventtiilien uusimisesta ja patteriverkoston perussäätöjen tekemisestä oikea-aikaisesti. Hanojen uusinnan yhteydessä käytetään mahdollisimman vähän vettä kuluttavia malleja. Sähkön osalta valaistusratkaisut pyrtiään optimoimaan, saunoja ja autonlämmitystolppia käytetään mielekkäästi.

Tiedotamme asukkaille laitteiden oikeasta käytöstä ja asukkaiden mahdollisuudesta vaikuttaa energian ja veden kulutukseen.

Jätehuollon osalta kannustamme lajitteluun ja kierrätykseen. Olemme teettäneet jokaiselle jäteasemalle selkeät jätelajikohtaiset opastetaulut.

Tiedottaminen

Huolehdimme riittävästä tiedotuksesta mutta emme jaa erilaisia tiedotteita vain jakamisen ilosta- tiedotamme kun on asiaa ja tästä olemme saaneet erityiskiitosta.

Olemme pohtineet paljon erilaisen tiedottamisen muotoja ja olemme järjestäneet asiaan liittyen asukaskyselyitä.

Tämä pohdinta on tuottanut lopputulokseksi sen ettei ole yhtä oikeaa tapaa toimia kuitenkin niin ettei toistaiseksi voida siirtyä ainoastaan sähköisen tiedotuksen varaan.

Tiedotamme aina kaikki koko asukas- ja osakaskuntaa koskevat asiat paperisilla asukastiedotteilla. Lisäksi tiedotteet jaetaan sähköisesti taloyhtiön omille nettisivuille mikäli yhtiö ylläpitää omia sivujaan.

Hallituksen jäsenille tiedottaminen ja asiointi tapahtuu pääsääntöisesti sähköisesti koska tässä viitekehyksessä se on tehokas tapa toimia.

Vertailu tiedottamisesta paperilla tai sähköisesti

Tiedotteet sähköpostitse tai yhtiön nettisivuille

+ selattavissa milloin vain ja riippumatta paikasta rajoituksetta
+ vanhemmat tiedotteet helposti saatavilla ja tiedon siirtyminen uusille asukkaille varmempaa

- sähköinen arkistointi vuodesta toiseen aiheuttaa palvelinkeskusten kapasiteetin jatkuvan lisäystarpeen ja sitä kautta energiankulutuksen kasvun ja jatkuvia päästöjä
- riskinä se, että ei tavoita kaikki asunnossa asuvia vaan ainoastaan yhteyshenkilön
- voi jäädä lukematta mikäli saajan osoite muuttunut, sähköpostilaatikko on täynnä tai vastaanottaja on tavoittamattomissa esim. pitkälle matkalla jossa ei ole sähköpostien lukemismahdollisuutta
- alle puolet kyselyihin vastanneista asukkaista on valmiita vastaanottamaan tiedotteet sähköisesti
- muuttuvien laajojen sähköpostiosoitteistojen ylläpitö on haastellista ja aiheuttaa kuluja
- sähköisesti tulevan tiedon määrä on suuri, voi hukkua massaan ja jäädä lukematta

Tiedotteet paperilla

Jaetaan asuntoihin paperimuodossa ja postitetaan ulkopuolella asuville kirjeitse.

+ paperiversion voi tallentaa kodin kansioon jolloin se säilyy ja siirtyy mahdollisen asuntokaupan yhteydessä uudelle omistajalle, kansio voi olla esillä myös myyntitilanteessa
+ tieto tulee kaikille ko. huoneistoissa asuville eikä jää yhteyshenkilöksi nimetyn sähköpostiin
+ luettavissa ilman tietoteknisiä apuvälineitä tai nettiyhteyksiä milloin vain ja toistuvasti uudelleen
+ ei aiheuta erityisiä arkistointikuluja eikä kuluta päästöjä lisäävää sähköä säilytyksen yhteydessä
+ kaikki voivat vastaanottaa helposti kotiinkannettuna

- mikäli asukas ei arkistoi kodin kansioon niin häviää helposti eikä tieto siirry uudelle asukkaalle
- kopiointi maksaa yhtiölle ja paperia kuluu

Verkostuminen

Verkostuminen luotettavien alan ammattilaisten kanssa takaa sen, että pääsemme asiakkaan kannalta parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Isännöitsijän työstä huomattava osa on asioiden delegointia ja tällöin tulee tietää kenet tilataan tekemään mitäkin.

Vuosikymmenten saatossa olemme luoneet yhteistyökumppaniverkoston, joka tuottaa taloyhtiöille tarvittavia palveluja ammattitaidoilla ja järkevin kustannuksin.

Keskeisiä päivätason yhteistyökumppaneitamme ovat

Huoneistoremonttien tarkastukset, kosteusvauriotarkastukset ja korjaustöiden suunnittelu
  • S.Eklund Consulting Oy, ins. Sam Eklund
  • Lujakoivu Oy, DI Sami Jaakkola
Julkisivu ym. korjaustöiden suunnittelu ja valvonta
  • Asiantuntijamestarit Oy
Patteriverkoston perussäätöjen ja kaukolämmön alajakokeskusten uusintatyöselitykset
  • Suomen Lämpösuunnittelu Oy

Lakiasiat

Lakiasioissa voimme asiasta ja tarpeista riippuen käyttää ja käytämme mm. seuraavia yhteistyötahoja:
  • Asianajotoimisto Sivenius, Suvanto & co Oy
    • toimistollemme nimetty lakimies on AA Jarmo Henriksson
  • Kiinteistöliiton lakimiehet
    • käytettävissä jäsentaloyhtiöille

Em. yritysten lisäksi toimimimme yhteistyössä mm. seuraavien toimialojen yritysten kanssa:

  • Arkkitehtitoimistot
  • Eläkevakuutusyhtiöt
  • Energialaitokset
  • Hissinhuoltoyritykset
  • Insinööritoimistot (rakenne-, LVI- ja sähkösuunnittelu)
  • Kapunkien eri viranomaistahot
  • Kiinteistöalan järjestöt
  • Kiinteistönhuoltoliikkeet
  • Kuivausurakoitsijat
  • LVI-urakoitsijat
  • Lukkoliikkeet
  • Maanrakennusurakoitsijat
  • Puhelin- ja tietoliikenneyritykset
  • Rahalaitokset
  • Rakennusliikkeet
  • Siivousyritykset
  • Sähköurakointilikkeet
  • Tilintarkastustoimistot
  • Tuholaistorjuntayritykset
  • Vakuutusyhtiöt
  • Vartiointiliikkeet
  • Verovirastot

Em. toimialoilla on viranomaistahoja lukuunottamatta useita rinnakkaisia toimijoita, joita voimme kilpailuttaa aina tarpeen mukaan.